Na era digital, um cartório cada vez mais profissionalizado no quesito planejamento e busca de resultados irá responder com mais agilidade aos desafios do dia a dia
A rotina do cartório deve funcionar com metas e resultados. Elas só são possíveis quando existe planejamento. Essas e outras orientações foram discutidas no painel 3 da Concart 2020 (Conferência Nacional dos Cartórios) na tarde desta quarta-feira (16), sob o tema “Gestão do Cartório: Empreendedorismo e Administração de Pessoas”, transmitido ao vivo pelo canal oficial da Confederação Nacional dos Notários e Registradores (CNR) no You Tube. A Concart segue até quinta-feira (17).
Primeiro palestrante do painel, o consultor empresarial Marx Alexandre Correa Gabriel expôs a necessidade dos cartórios serem geridos como empresas. Para isso, de acordo com o especialista, é necessário que se crie uma série de ações estratégicas. “Os delegatários precisam trabalhar com planejamento, metas claras, plano de ação e método de gerenciamento disso, checar se os resultados estão acontecendo e tomar uma ação em cima dos resultados”, resumiu Gabriel.
“Eu planejo, executo, checo e ajo em cima dos resultados. É basico, mas muita gente não age. É muito difícil sobreviver não tratando a gestão como coisa séria, seja em qualquer tipo de área para que os resultados aconteçam conforme planejado”, destacou o consultor, que deu como exemplo de preocupação com a gestão um projeto desencadeado pela Associação dos Notários e Registradores do Amazonas (Anoreg-AM) , com resultados de alto nível na governança da entidade.
Para o consultor, o plano estratégico precisa capacitar os colaboradores no atendimento ao público e identificar potenciais para aumentar receitas e cortas custos. Gabriel lembrou que o setor de certificação digital, um nicho que tem tudo a ver com a atividade notarial e registral, também vem sendo ocupada por empresas de outros setores, da área privada. Outra necessidade é preparar o corpo de funcionários a responder pelos setores da empresa/cartório, o que evita, para o bom andamento do ofício, a concentração de responsabilidade apenas no delegatário.
Líder de verdade
“O grande lider é aquele que capacita sua equipe e não fica fazendo tudo sozinho”, comentou Gabriel. O consultor disse ainda que os cartórios tem elevada estima por parte de população (88% de confiabilidade em recente pesquisa do Datafolha) e deveriam aproveitar esta boa imagem para conquistar novos clientes para seus serviços. Isso significa, ressaltou Gabriel, que o dono do negócio não deve se encastelar e se afastar de todos os processos, mas conhecer de forma detalhada como e quem se envolve no funcionamento do ofício, para que as respostas aos mais variados desafios possam ser dadas em tempo hábil.
José Elias de Albuquerque Moreira, oficial de registro civil no Ceará, afirmou que a era digital implica em uma nova fase de preparação dos oficíos. “Essa é a nova era do cartório, a era digital. Como oficial de cartório, como estou me preparando?”, indagou Moreira, que defende a necessidade de os titulares dos ofícios irem em busca de conhecimento para estabelecer uma nova forma de funcionamento nas serventias, tanto nos processo internos como os voltados para o público.
“Quem não tem indicadores, não consegue mensurar. Como posso ter padrão de referência se eu não escrevo a referência? Como meço a referência se admito escrevente e não dou a ele rotina escrita do meu processo. Falar sobre gestão de cartório é mais que necessidade de atendimento ao público, é questão de sobrevivência. E muitos ainda não estão atentos a área tecnológica”, alertou Moreira.
Cultura empresarial nos cartórios
O palestrante também concorda que a rotina no cartório deve seguir uma cultura de gestão empresarial. “Há necessidade sistêmica de análise de empresa. Existe uma necessidade sim de planejamento”, ressaltou Moreira. Essa cultura já vem sendo adotada nos cartórios e tem ganhado corpo na última década e meia. Inciativas das entidades de defesa dos serviços notariais e registrais procuram reconhecer as boas práticas e estimular um número cada vez maior de ofícios a seguir o mesmo caminho.
O PQTA (Programa de Qualidade Total Anoreg) é uma dessas iniciativas. Este ano reconheceu ações positivas para melhorar a gestão de 136 ofícios de todo o país. “A gestão é um item que está cada vez mais no dia a dia dos cartórios. As 16 edições do PQTA contemplaram com prêmios a preocupação dos delgatários em medir seu desempenho”, lembrou o mediador do painel 3 da Concart 2020, Marcelo Lima Filho, oficial registrador no estado do Amazonas e presidente da Finnotar (Federação Interestadual dos Notários e Registradores dos Estados de Alagoas, Amazonas, Ceará, Mato Grosso e Mato Grosso do Sul).
