Uma boa gestão para cartórios significa uma melhor experiência aos usuários. Logo, é importante que os gestores e colaboradores estejam atentos às novas tendências e dicas. Para o consultor com experiência em cursos de gestão para cartórios, Fabio Kalil, esse impacto é sentido de imediato. E isso pode surtir efeito em diversas áreas, inclusive, no setor financeiro.
A fim de proporcionar uma melhor experiência, em entrevista para a CNR, o Kalil deu algumas dicas para melhorar a gestão para cartórios. As sugestões vão desde mudanças comportamentais a físicas. “Cada tema trabalhado, preenche um pilar estratégico para que gestores e colaboradores estejam aptos para atender o cliente da melhor forma possível”, explica o especialista. Tudo isso contribui positivamente para deixar o ambiente de trabalho mais saudável. Assim, cada vez mais o relacionamento com o cliente melhora, ajudando a manter sempre uma boa gestão.
Confira, então, cinco dicas para aperfeiçoar o seu cartório.
1 – Uma boa gestão para cartórios está sempre em mudança
A primeira dica é simples. Aceitar que sempre existe oportunidade de mudanças. Para Kalil, o verdadeiro crescimento das pessoas e negócios acontece fora da zona de conforto. Assim, o reinventar é sempre contínuo. É preciso fugir do comodismo. A partir do reconhecimento do primeiro passo, recomenda-se que o treinamento dos colaboradores venha em primeiro lugar. Um colaborador bem treinado fica mais engajado. Consequentemente, o atendimento aos clientes melhora e os usuários ficam mais satisfeitos com os serviços.
2 – É necessária uma boa comunicação e mais motivação
Enquanto não existir uma boa comunicação dentro dos próprios cartórios, o público não é bem atendido. É preciso sobretudo mais organização e transparência. Saber lidar com conflitos é essencial, primordialmente, com as emoções pessoais. Além disso, ficar atento com os sentimentos das outras pessoas e ter um bom trabalho de equipe também são importantes.
Seja como for, Kalil relembra que esse é um trabalho feito em grupo. “É necessário perceber que isso são competências que devem ser trabalhadas em conjunto e não como pontos isolados”, diz. “Cerca de 70% dos brasileiros acreditam que profissionais de atendimento não são qualificados” conclui Fabio.
Logo, um colaborador desmotivado é prejudicial para qualquer negócio. Sendo assim, é importante investir em treinamento, reconhecer talentos e gerar uma atmosfera de trabalho motivada. Os impactos no atendimento ao público são significativos.
3 – Investir em pessoas periodicamente
É fundamental que os líderes acompanhem de perto os colaboradores. Portanto, as dicas incluem também estar atento à mudanças que atingem de forma significativa o rendimento dos funcionários.
Existem algumas estratégias que podem ser feitas. Por exemplo, pesquisa de clima e avaliações de desempenhos com metas claras. Assim como monitoramento de indicadores, de satisfação e tempo de atendimento. “Aquilo que não se mede, não se gerencia”, comenta Fabio. Implementar indicadores, então, é uma ótima maneira de melhorar o desempenho e investir na gestão de cartórios. Portanto, é necessário saber como está sendo a experiência do cliente com seu trabalho e avaliar posteriormente como melhorar a gestão para cartórios.
De acordo com o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), estima-se que uma pessoa física deve passar dez vezes em um cartório durante a vida. Logo, é necessário tornar todas as interações da pessoa positiva.
4 – Invista no visual
Antes de mais nada, o ser humano é visual. A visão é nosso sentido mais importante. Logo, uma boa comunicação nesse sentido contribui em muito para uma boa gestão para cartórios. Mantenha seu cartório sempre limpo, organizado e bem sinalizado. Esses são aspectos primordiais para a melhor percepção do público.
Da mesma forma, é preciso investir no visual dos colaboradores. Estar bem apresentável e usar crachá aparente ajuda. Apesar de parecerem aspectos básicos, eles fazem toda diferença quando se trata de melhorar a experiência do cliente.
5 – Equilíbrio entre colaboradores e usuários
Lembre-se sempre de dividir o planejamento de gestão para cartórios de duas formas: desenvolvimento dos colaboradores e qualidade no atendimento ao usuário. Colaboradores satisfeitos e engajados atendem melhor os usuários do seu cartório. Um cliente priorizado mostra interesse e sempre volta. No fim do dia, os clientes buscam ter suas expectativas excedidas. Atendê-las é nosso dever, superá-las é um diferencial competitivo poderoso.
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